Vállalati utazások szervezése és koordinálása

Magyarországon, valamint
Közép- és Kelet-Európában

Szula Márk - ügyvezető
Amadeus Magyarország

A turizmus jövőjét formálni kívánó vállalkozásként az Amadeus rengeteg időt és figyelmet szentel az utazási trendek alakulásának elemzésére. A magyarországi üzleti utazási szokásokról készült legfrissebb jelentésünk is e szándéktól vezérelve készült. A tanulmány más közép- és kelet-európai országokra is kitér, nevezetesen Csehországra, Lengyelországra, Lettországra, Litvániára és Romániára, így elemzésünket a magyarországi üzleti utazási trendek más, térségbeli országokkal történő összevetése is gazdagítja.

A kutatás főbb megállapításai számokban

​A hazai vállalkozások kétharmada már alkalmaz üzleti utakra vonatkozó irányelveket. A vállalkozások kevéssel több mint egyharmada nem alkalmaz ilyet. Ebből a szempontból a magyarországi gyakorlat nem különbözik lényegesen a többi vizsgált közép- és kelet-európai országétól.

Az üzleti utakkal kapcsolatos fizetési módok

​A magyarországi cégek körében a legkedveltebb fizetési mód az átutalás (69%). Másik gyakorta alkalmazott megoldás a vállalati hitelkártya (43%). Magyarországon a vállalkozások egyötöde az előre fizetést választja (21%), vagy él az utazási irodák által intézett fizetés lehetőségével (19%). Ez utóbbi fizetési mód Magyarországon népszerűbb, mint más közép- és kelet-európai országokban. Ugyanakkor a magyar cégek ritkábban használnak magánjellegű készpénzt ilyen kifizetésekre.

​Informatikai megoldások használata a vállalati utazások szervezéséhez

​Hazánkban a vállalkozások több mint fele (52%) alkalmaz informatikai megoldásokat az üzleti utak szervezéséhez és elszámolásához. Ez a gyakorlat elterjedtebb Magyarországon, mint más közép- és kelet-európai országokban.

​Megtakarítási tervek az üzleti utakra vonatkozóan

Minden ötödik magyarországi cég megtakarításokat tervez az üzleti utak vonatkozásában. Tízből hét magyar cég képviselője nyilatkozik úgy, hogy ilyen tervük nincs.

​Az üzleti utak menedzselésének változásaira vonatkozó várakozások

​Magyarországon a cégek többsége (60%) nem számít arra, hogy az üzleti utak szervezésének jelenlegi módja megváltozhat. Azonban az ilyen jellegű változások a vállalkozások kétötöde számára kívánatosak lennének.

​Utazási irodákkal való együttműködés

​A magyarországi vállalatok 71%-a, és átlagosan a vizsgált közép- és kelet-európai országok vállalkozásainak több mint fele hajlandó lenne együttműködni egy külső üzleti utazásszervező és menedzselő szolgáltatóval, ha ez kézzelfogható előnyökkel járna számukra.

Következtetések menedzserek számára

  • ​ Azon vállalkozások, ahol léteznek utazási irányelvek és e célra kialakított informatikai eszközök, egyértelműen meg vannak elégedve azzal, ahogyan üzleti útjaik szervezése jelenleg zajlik.
  • ​ Azáltal, hogy az üzleti utazások szervezésének módját hozzáértő vállalkozások segítségével átalakítják, a cégeknek lehetőségük nyílik üzleti útjaik költségét mérsékelni anélkül, hogy az utazások számát csökkenteniük kellene.
  • ​ Valódi megtakarításokkal járhat tehát az üzleti utazásszervezésre specializált irodákkal történő együttműködés. Pénzügyi megtakarítások adódhatnak abból, hogy a vállalatok kedvezőbb ajánlatokhoz jutnak a szolgáltatóktól az egyedi megállapodások során elért, rögzített céges árakon, és olyan ellenőrzési folyamatot valósítanak meg, amely egyszerű eszközökkel biztosítja számukra az utazási szabályzat betartását. Más szempontból időmegtakarítást jelent, hogy az utazásmenedzseléssel járó operatív feladatok levehetők a kiutazó, illetve más érintett munkatársak válláról (ügyintézés, HR, könyvelés) és átadhatóak az utazási iroda szakembereinek.
  • ​ Ez a megoldás a cég és az alkalmazottak várakozásainak egyensúlyát biztosítja: egyfelől csökkenti az utazási költségeket és az utazással járó adminisztrációt, másfelől az alkalmazottak számára rugalmasságot, biztonságot és pénzügyi támogatást biztosít az út során, valamint garantálja az utak gyors megszervezését.

A felmérés módszertana

Az Amadeus megrendelésére a KANTAR TNS piackutató ügynökség végzett felmérést a döntéshozók körében 2016 második félévében. A telefonos felmérés (CATI) közép- és kelet-európai országok vállalataira terjedt ki (Csehország, Magyarország, Lettország, Litvánia, Lengyelország és Románia). A mintában 1002, több mint 50 alkalmazottat foglalkoztató és üzleti utazásra évente legalább 50 ezer eurót fordító vagy legalább 250 üzleti utat szervező társaság szerepelt. A válaszadók az üzleti utazások szervezéséért és menedzseléséért felelős alkalmazottak voltak, vagy olyan személyek, akiket az adott cég e téren legjáratosabbnak tartott. A felmérésre az alábbi ágazatokban került sor: feldolgozóipar (42%), szolgáltatások (24%), adminisztráció (21%) és kereskedelem (13%). A válaszadók 61%- a 50-249 főt foglalkoztató, 31%-a 250-999 főt foglalkoztató, végül 8%-a 1000-nél több főt foglalkoztató vállalat alkalmazottja volt.