Organizacja i zarządzanie podróżami służbowymi

– Polska na tle innych krajów
Europy Środkowo-Wschodniej

Paweł Rek - Dyrektor regionalny Amadeus na Europę Środkową

Amadeus, jako firma stawiająca sobie za cel kształtowanie przyszłości turystyki, poświęca wiele czasu i uwagi na analizowanie zmieniających się trendów związanych z podróżami. W związku z tym w Państwa ręce oddajemy już drugi raport dotyczący zagadnienia podróży służbowych Polaków.

Tym razem badanie zostało przeprowadzone także w kilku innych krajach Europy Środkowo-Wschodniej: w Czechach, Rumunii, na Litwie, Łotwie i Węgrzech, dlatego mogliśmy pogłębić naszą analizę o porównanie polskich trendów podróży służbowych z innymi krajami regionu.

Najważniejsze wyniki badania w liczbach:

Polityka podróży funkcjonuje w 57% polskich firm. Rozwiązanie to wprowadzają najczęściej największe firmy oraz takie, w których podróże służbowe generują stosunkowo duże koszty.

Metody płatności za podróże

W polskich firmach istnieje znaczna rozbieżność pomiędzy stosowanymi a pożądanymi formami płatności za podróże służbowe pracowników. W porównaniu z inni krajami Europy Środkowo- Wschodniej polscy pracownicy o wiele częściej płacą za podróże własnymi kartami płatniczymi (25% vs. 9% dla EŚW), a następnie rozliczają się z firmą, co jest bardzo czasochłonne i wymusza na pracownikach korzystanie z własnych środków.

Rozwiązania IT w firmach

Polskie firmy najrzadziej z całej Europy Środkowo-Wschodniej korzystają z rozwiązań IT do rezerwacji podróży służbowych: tylko 1/3 firm dysponuje tego rodzaju narzędziami, przynoszącymi szereg korzyści w zarządzaniu delegacjami.

Oszczędności

42% firm i instytucji w Polsce planuje oszczędności w zakresie organizacji i zarządzania podróżami służbowymi.

Oczekiwania

Ponad połowa badanych firm w Polsce oczekuje zmian w dotychczasowym sposobie organizacji delegacji, przede wszystkim w zakresie przestrzegania polityki podróży przez pracowników oraz ograniczenia formalności.

Zarządzanie podróżami

72% polskich firm i średnio ponad połowa firm EŚW jest skłonna do współpracy z innym usługodawcą w ramach organizacji i zarządzania podróżami służbowymi, jeżeli uzyskałyby z tego wymierną korzyść.

Wnioski dla menadżerów:

  • Firmy, które posiadają politykę podróży i dedykowane narzędzia IT, są częściej wyraźnie zadowolone z obecnego sposobu organizacji podróży służbowych.
  • Zmniejszenie kosztów podróży służbowych w firmie bez konieczności ograniczania liczby wyjazdów jest możliwe dzięki usystematyzowaniu zarządzania wyjazdami przy wsparciu wyspecjalizowanych firm.
  • Dzięki współpracy z profesjonalną agencją firma może osiągnąć realne oszczędności. Te finansowe wynikają z dostępu do korzystniejszych cenowo ofert, wykorzystania wynegocjowanych z dostawcami stawek korporacyjnych i wdrożenia procesów kontrolnych pozwalających egzekwować politykę podróży w łatwy sposób. Oszczędność czasu z kolei wynika z przeniesienia większości zadań operacyjnych związanych z zarządzaniem podróżami z wyjeżdżających pracowników i innych osób zaangażowanych w ten proces (administracja, kadry, księgowość) na ekspertów w agencji.
  • Rozwiązanie to pozwala pogodzić oczekiwania firm i ich pracowników: z jednej strony zmniejszając koszty delegacji i ograniczając formalności, z drugiej zaś – gwarantując pracownikom swobodę, bezpieczeństwo i finansowe wsparcie w podróży oraz szybką organizację wyjazdów.

Metodologia badania

Badanie decydentów na zlecenie firmy Amadeus zostało zrealizowane w drugiej połowie 2016 roku przez agencję badawczą KANTAR TNS. Badanie telefoniczne (CATI) zostało przeprowadzone w firmach z krajów Europy Środkowo-Wschodniej: w Polsce, Czechach, Rumunii, na Węgrzech, Litwie i Łotwie.

Próba objęła 1002 firmy i instytucje zatrudniające powyżej 50 pracowników, wydających min. 50 000 euro na delegacje lub realizujących min. 250 podróży służbowych rocznie.

Respondentami byli pracownicy firm odpowiedzialni za organizację i zarządzanie podróżami służbowymi lub osoby, które w danej firmie zostały wskazane jako najlepiej zorientowane w tym temacie.