Organizarea și gestionarea călătoriilor de afaceri

- companii românești în comparație cu firme din alte țări din Europa Centrală și de Est

Robert Komartin - Regional Manager, Romania & Hungary General Manager, Amadeus Romania

Ca firmă care țintește să modeleze viitorul turismului, Amadeus dedică mult timp și multă atenție analizării evoluției tendințelor de călătorii. În acest context, vă prezentăm cel mai nou raport legat de călătoriile de afaceri în România. Studiul a acoperit câteva țări central și est-europene: Republica Cehă, Polonia, Ungaria, Letonia, Lituania și România, fapt care ne-a permis să aprofundăm analiza prin compararea tendințelor românești de călătorii de afaceri cu cele ale altor țări din regiune.

Rezultate cheie ale studiului, în cifre:

Nivele de decizie pentru călătoriile de afaceri

Deciziile legate de organizarea și gestionarea călătoriilor de afacerilor se iau în majoritatea companiilor de către Consiliul Director.

Politici pentru călătoriile de afaceri

Aproape jumătate dintre companiile cercetate în România dispun de o politică de călătorii de afaceri. Cel mai adesea, companiile care dispun de o politică de călătorii de afaceri rezervă camere de hotel și bilete de avion în conformitate cu această politică; aproape trei sferturi dintre companii achiziționează asigurări.

Modalități de plată

Cele mai multe companii din România plătesc biletele de avion prin transfer bancar; alte forme de plată sunt folosite mult mai rar pentru plata unui zbor. Numerarul și plățile prin transfer sunt cele mai folosite forme de plată pentru bilete de tren.

Modalități de a realiza economii pentru călătoriile de afaceri

Mai bine de jumătate din companiile din România care se așteaptă la schimbări legate de organizarea călătoriilor de afaceri ar dori ca angajații lor să se conformeze politicii de călătorii de afaceri; în al doilea rând, ele se așteaptă la reducerea timpului alocat planificării călătoriilor de afaceri.

Intențiile companiilor pentru a realiza economii pe zona de călătorii de afaceri

Companiile cercetate sunt împărțite din punct de vedere al planurilor legate de economii în 2017 – aproape jumătate dintre ele plănuiesc astfel de economii, în vreme ce un număr ceva mai mic de companii nu plănuiesc economii. Dintre companiile care plănuiesc economii pentru 2017, două cincimi intenționează să realizeze economii la nivel de 6-10%, și una din patru la nivel de 16-20%.

Avantajele colaborării cu o agenție de turism

O majoritate clară a companiilor este înclinată să coopereze cu o agențiile de turism, în vreme ce beneficiile menționate cel mai des de întreprinzătorii români includ servicii 24/7, oferte ajustate la nevoile individuale ale companiei, precum și o persoană de contact dedicată.

Concluzii pentru manageri:

  • Companiile care dispun de o politică de călătorii și instrumente IT dedicate sunt adesea în mod clar satisfăcute de maniera curentă a organizării călătoriilor de afaceri.
  • Prin structurarea gestiunării călătoriilor de afaceri cu sprijinul companiilor specializate este posibilă reducerea costurilor de călătorie fără limitarea numărului de călătorii.
  • Cooperarea cu o agenție de turism specializată poate aduce economii reale. Economiile financiare rezultă din accesul la oferte mai atrăgătoare, folosirea de oferte speciale negociate cu furnizorii și implementarea de proceduri de control care permit companiilor să asigure cu ușurință conformitatea cu politica de călătorii. Pe de altă parte, translatarea operațiunilor ce țin de gestionarea călătoriilor, din sarcina angajaților care călătoresc, dar și a departamentelor (administrativ, contabilitate, resurse umane) către experții din agenții asigură reducerea timpului dedicat călătoriilor.
  • Astfel de soluții echilibrează așteptările companiilor și angajaților; pe de o parte, reduce costurile de călătorie și birocrația; pe de altă parte, oferă angajaților flexibilitate, siguranță și sprijin financiar în timpul călătoriei, precum și organizarea rapidă a călătoriilor.

Metodologia studiului

Comandat de Amadeus, studiul desfăşurat în rândul factorilor de decizie a fost realizat în semestrul doi 2016 de către agenţia de cercetare piaţă KANTAR TNS. Interviurile telefonice (CATI) au inclus companii din ţări central şi est-europene: Republica Cehă, Ungaria, Letonia, Lituania, Polonia şi România. Eşantionul folosit a inclus 1002 de organizaţii cu peste 50 de angajaţi, care cheltuie cel puţin 50000 euro anual pe călătorii de afaceri sau care organizează cel puţin 250 de călătorii de afaceri pe an. Respondenţii au fost angajaţii responsabili pentru organizarea şi gestionarea călătoriilor de afaceri sau persoane care au fost indicate ca ştiind cele mai multe lucruri în această zonă de activitate a companiei. Studiul s-a desfăşurat în următoarele verticale industriale: producție (42%), servicii (24%), administraţie (21%) şi comerţ (13%). Respondenții se grupează astfel:
- 61% fac parte din organizații cu 50 - 249 angajaţi;
- 31% aparțin organizaţiilor cu 250 - 999 angajați;
- 8% aparţin organizaţiilor cu mai mult de 1000 de angajaţi.